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关于下发学院档案管理办法的通知
添加日期:2015/5/18 18:43:18 来源: 浏览次数:698次
 

关于下发学院档案管理办法的通知 各系部、处室,工会、团委: 为进一步加强和规范学院档案工作,健全档案网络与管理制度,特制定《山东化工技师学院档案管理办法(暂行)》,现印发给你们,请认真学习领会,抓好贯彻落实。 附件:《山东化工技师学院档案管理办法(暂行)》 二〇一一年四月二十日 山东化工技师学院档案管理办法 (暂 行) 第一章 总则 第一条 为规范我院档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局令第27号)及相关法律法规,结合学院实际,制定本办法。 第二条 本办法所称的档案,是指从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条 档案工作是学校重要的基础性工作,是学校整体发展规划的重要组成部分。 第四条 学校档案室在职责范围内对全校档案工作业务进行指导、监督和检查。 第五条 学校档案工作领导小组主要职责: (一)贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度; (二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展; (三)建立健全与办学规模相适应的学校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费; (四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。 第六条 档案工作办公室的主要职责: (一)制订、实施学校档案工作中长期发展规划和年度计划; (二)组织、协调学校档案机构和全校各部门的档案工作,确保档案管理工作的有效运行和科学发展; (三)贯彻、执行学校档案工作各项规章制度,为学校档案工作的发展创造良好条件; (四)监督、检查学校档案工作,组织、开展学校档案工作评估。 第七条 建立健全档案工作的考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作。 按照档案工作的要求,开展档案工作规范化管理,提高档案管理水平。 第二章 机构设置与人员配备 第八条 学校档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构。学校成立档案工作领导小组(以下简称“领导小组”),作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。 (一)领导小组由学校领导任组长和副组长,各处室负责人为成员。 (二)领导小组下设档案工作办公室。档案工作办公室主任、副主任由办公室主任和副主任担任。各处室指定的相关人员为本处室的兼职档案员,同时该兼职档案员属档案工作办公室成员。 第九条 档案室对全校档案工作进行组织、协调和管理。其主要职责是: (一)贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作; (二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实; (三)组织协调各部门档案工作,对档案工作进行业务指导、监督和检查; (四)负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料; (五)编制检索工具,编研、出版档案和校史资料,开发档案信息资源; (六)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作; (七)开展档案的开放和利用工作; (八)开展学校档案工作人员的业务培训; (九)利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥其文化教育功能; 第十条 学校配备专职档案人员,各部门、各院系配备兼职档案人员,兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。 第十一条 学校档案人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 第三章 档案管理 第十二条 学校文件材料的归档范围: (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。 (二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 (三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的入校前档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。 (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。 (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。 (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 (八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。 (九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。 (十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。 (十二)人事类:纳入学校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字(1996)14号)执行。 第十三条 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案室移交。学校档案室专职档案人员应积极协助和配合做好上述工作。 第十四条 学校对纸质和非纸质档案材料同步归档,归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。其中,电子文件的归档要求按照国家档案局有关规定执行。 第十五条 学校档案室应当按照有关要求,加强重大活动档案管理工作,确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。 第十六条 档案材料归档时间为: (一)各部门应当在每学年末(每年六月底前)归档; (二)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档; (三)学生类档案应当在档案材料形成后两个月内归档; (四)重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。 第十七条 学校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。 对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。 第十八条 学校档案室负责采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。 对已经破损或字迹褪色的档案,应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。 第十九条 学校档案由学校档案室负责保管。在国家需要时,学校应当提供所需的档案原件或者复制件。 第二十条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。 第二十一条 学校档案室应当对档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长和分管校领导报告,及时处理。 第四章 档案的利用与公布 第二十二条 学校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。 属下列情况之一者,不对外公布: (一)涉及国家秘密的; (二)涉及专利或者技术秘密的; (三)涉及个人隐私的; (四)档案形成单位按规定限制利用的。 第二十三条 凡持有合法证明的部门或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家和学校的有关规定办理。 第二十四条 利用未开放的档案,应当经学校档案机构主要负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门审查批准。 第二十五条 学校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经学校档案机构负责人批准。 加盖学校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。 第二十六条 学校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案材料形成单位同意,并报请校长批准。 第五章 条件保障 第二十七条 学校档案室应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施,确保档案安全。存放涉密档案应当设有专门库房或专柜,由专人负责管理。 第六章 奖励与处罚 第二十八条 学校对在档案工作中做出下列贡献的部门或个人,给予表彰、奖励: (一)在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的; (二)在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的; (三)在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的; (四)将重要或珍贵档案捐赠给高校档案机构的; (五)在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。 第二十九条 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。 (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的; (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的; (三)涂改、伪造档案的; (四)擅自出卖、赠送、交换档案的; (五)不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的; (六)其他违反档案法律法规的行为。 第七章 附则 第三十条 本办法适用于山东化工技师学院。 第三十一条 本办法自公布之日起执行。

 
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